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建筑法苑
施工单位函件书写技巧
□ 孙玉军
建设工程施工项目从投标到 质保期内发生漏水事故，业主依 对承包商的请款函件时，要求承
最终结算收款，时间跨度长、争议 据施工合同向承包商提出索赔。 包商更改函件内容，把原来承包
事项多，因此函来函往构成项目 承包商因未能提供证据证明其已 商按照实际进度请款的函件内容
管理的重要组成部分。孙律师为 经向业主提出设计缺陷而被迫承 改为按照业主能够支付的进度款
当事人提供法律服务时，发现很 担了赔偿责任。 金额反推承包商的请款内容，承
多当事人因为该发的函件没有 2、承包商在催款函件中没有 包商一些负责人为了维系与业主
发，或者已发函件中存在重要疏 提及工期延长导致项目工期延长 的关系，便按照业主的要求照单
漏，造成项目重大风险或者损失。 责任风险。 全收，造成的结果是承包商垫付
为此，孙律师将个人关于函件书 根据合同法、民法典等法律 的工程款越来越多，引发整个公
写、函件发送的一些心得体会与 规定，业主未能按照合同约定时 司的资金紧张，无法向业主要钱
大家交流。 间或要求向承包商交付场地、资 便克扣劳务费用、分包商费用，进
壹 函件不当引发的风险 金、材料、设备、技术资料等，承包 而引发大规模项目农民工闹事、
因函件不当发生的风险很 商有权工期延长。但是在司法实 停工，不仅给公司造成灾难性后
多，孙律师简单举例： 践中，单纯的欠付工程进度款未 果而且到最终业主还要追究承包
1、承包商因未书面告知业主 必必然导致工期延长，而是既存 商的工期责任。
设计存在缺陷而承担质量责任事 在业主欠付工程款的事实，又存 4、因资料丢失导致权利无法
故损失赔偿。 在承包商因业主欠款告知业主工 维护。
在某承包商与业主的施工合 期延长的行为，两者结合才能工 施工项目无论最终结算还是
同中约定，承包商有义务对业主 期延长。在某承包商施工的项目 诉讼结算，其请求金额完全依靠
提供的设计图纸进行审查，如设 中，业主采用故意降低已完产值 证据资料，但是丢失资料的情况
计图纸存在错误而承包商未向业 审核金额的方式减少进度款支 在施工企业中非常普遍，尤其是
主书面指出的，从而造成的损失 出，尽管承包商在很多函件、会议 经济效益差、结算时间长的公司
由承包商承担。施工合同签订后， 中以各种方式向业主主张产值确 或项目，丢失资料更是家常便
承包商依约对图纸审核，发现设 认不足的问题，但是近四年的工 饭，资料齐全倒是新鲜事。有的
计图纸中上水管道的链接方式存 期，承包商从未在函件中将产值 是个别资料找不到，有的是成盒
在问题，设计的链接方式不符合 确认不足与工期延长联系起来， 的资料找不到，有的是所有资料
设计规范要求，存在质量隐患，承 从而导致工期延长的责任风险。 全找不到；有的是被自己搞丢
包商遂向业主和监理口头表示对 3、在函件拟定中丧失原则立 了，有的是交给业主后被业主、审
设计的异议和担忧，但是业主考 场给承包商造成非常不良的后果。 计搞丢了。
虑到工期紧张，对承包商提出的 施工中因业主资金不足，无 贰 拟发函件的简单分类
问题未予理会。工程竣工交付后， 法按照施工合同约定的付款比例 1、函件与协议的区别
果然因该设计隐患造成建筑物在 向承包商支付进度款，业主在面 向对方表述某个事实或表达
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